GESTÃO POR PROCESSO COMO FERRAMENTA PARA OTIMIZAR A PRODUÇÃO DOCUMENTAL
por Natacha Fonseca
Dentro de qualquer instituição, seja ela pública ou privada, existem diversos processos, que correspondem a um conjunto de atividades que buscam atender a um objetivo específico. Entretanto, nem sempre o percurso percorrido por esse processo é conhecido. Não raro, esse fluxo do processo é desconhecido pela maioria dos funcionários. Mesmo aqueles que lidam diretamente com o processo têm dificuldade em entender e conhecer todos os seus desdobramentos e ficam restritos apenas à sua atividade específica ou às do seu setor, de forma segmentada.
Nesse sentido, a metodologia de Gestão por Processos busca trazer uma visão mais ampla e integrada das instituições, colocando a identificação dos processos e seus fluxos como ponto central para uma gestão eficiente e eficaz. Passando de uma visão de gestão dividida em setores que atuam de forma individualizada, para uma perspectiva de integração e cooperação entre os diferentes atores de um mesmo processo. Assim, as informações sobre esse processo ficam claras e disponíveis para consulta sempre que for necessário.
O conceito utilizado para compreender e enxergar os fluxos dos processos é do Mapeamento de Processos. Mapear os processos consiste em representar de forma gráfica o caminho percorrido pelo processo desde o momento em que ele tem origem até atingir seu objetivo final. Nessa representação são indicadas as atividades realizadas, quais setores são responsáveis por realizá-las, quais documentos são produzidos, qual é o resultado final desse processo etc. Muita gente conhece essa forma de representação como fluxograma. Conhecer e entender o fluxo do processo possibilita analisá-lo de forma objetiva buscando oportunidades de melhorias, que tenham por objetivo a otimização desse processo. Quando você realiza um mapeamento de processos, passa a ter mais clareza dos objetivos dos processos, dos setores em que ele tramita, quais as atividades são realizadas, os documentos que são produzidos e, por consequência, quais as informações geradas. Com esses dados em mãos, é possível pensar e sugerir melhorias, que podem ser desde alterações de alguma atividade que se tornou desnecessária até uma mudança nos documentos e informações presentes no processo.
Falando especificamente sobre melhorias na produção de documentos e informações que compõe os processos, podemos afirmar que os documentos não são um fim, mas uma ferramenta de comunicação e registro de uma atividade ou direito. Em outras palavras, os documentos não são o processo, eles servem ao processo. Através do mapeamento,identificamos quando, por quê e com com qual finalidade um documento é criado. Partindo dessa premissa, podemos perceber, também, se um documento é criado sem necessidade; se ele possui informações replicadas; se estas podem ser compiladas em um único documento; ou, ainda, se faltam informações em um documento que serão necessárias mais a frente no processo.
Ter uma infinidade de documentos que não servem ao seu propósito de comunicação ou registro de informações pode tornar os processos confusos, volumosos, caros – pensando nos custos de papel, tinta para impressora e, também, nos espaços que são necessários para armazená-los (sejam espaços físicos ou digitais, como HD’s e armazenamento em nuvem, por exemplo) – entre outros prejuízos diretos ou indiretos. Dessa forma, ficam claros os benefícios da Gestão por Processos para otimizar recursos materiais e humanos e simplificar os procedimentos dentros das instituições.